在年会筹备过程中，良好的组织化和流程化管理至关重要。想要成功的举办一场年会，行政和HR们不仅需要丰富的活动组织经验，还需借助工具将活动流程标准化和系统化，以提升工作效率并降低出错风险。接下来，为大家分享办年会必备的10张表格，助你轻松筹备年会！

NO.1

年会筹备预算表

年会筹备预算表用于全面规划和跟踪与年会相关的所有费用。其核心在于合理分配资源，为每个环节提供清晰的资金依据，确保活动的各项开支控制在预算范围内，保障财务的健康。

在预算表中，除了对各类费用（如场地租赁、餐饮、设备租赁等）进行细分外，还需明确每笔费用的具体信息，包括类别、名称、数量、单价（是否含税）、支付金额、支付方式等。

NO.2

活动策划推进甘特图

活动策划甘特图能直观展示活动各阶段的时间安排和进度控制，帮助管理者实时监控进度，及时发现并调整偏离计划的情况。确保团队成员对任务的推进和执行有清晰的时间认知。

策划推进甘特图应注意这些细节：

（1）将年会拆分为各工作小组和时间节点。

（2）设置各小组负责人及组员，明确小组工作内容及截止日期。

（3）定期及时更新甘特图，以反映任务的实际进展和任何可能的变更。

NO.3

年会工作人员通联表

年会的筹备和执行过程中通常涉及众多工作人员。在紧急情况下，缺乏有效的联系信息可能导致信息传递延迟或错误。因此，一份详细的“通讯录”至关重要，它能确保在关键时刻及时联系相关负责人，从而减少沟通成本并提升工作效率。

注意要保持通联表信息的准确性和时效性，并确保所有工作人员都能访问。

NO.4

活动流程表

活动流程表是活动的“路线图”，其目的是帮助所有筹备人员、主办方、嘉宾以及所有参与人员了解当天的安排及各个环节的衔接。流程表通常以时间为节点，简要的阐述各阶段的活动内容，并标注关键亮点。

NO.5

年会现场活动执行及分工表

执行表涵盖了活动执行的各个细节，有效解决了现场可能出现的模糊不清和责任不明的问题，为每位工作人员提供明确的任务指引。

在制定分工表时，可采用时间序列的方式，将各项任务按时间段排列，以便于追踪和调整。同时，可以设置定期检查机制，确保各项工作按计划推进。

NO.6

年会物料清单表

物料准备清单能够帮助组织者更高效的准备各类物料，并为后续的采购提供清晰依据，避免因遗漏影响活动的顺利进行。

制定清单时，建议按照活动的区域进行分类，如接待区、签到区、用餐区等，以便于实时跟踪各项物料的准备进度，确保每一项需求都得到妥善满足，提升活动整体体验。

NO.7

AV设备清单表

AV设备清单用于记录所有音响、灯光和视频设备的需求，与物料清单类似，可以按照活动现场不同的区域来进行划分，标注好所需的规格及数量，确保技术支持充分到位。

NO.8

搭建时间管控表

年会一般会涉及到节目表演，因此会用到舞台搭建。通过使用搭建时间管控表能帮助规划活动现场的布置进度，合理规划各个区域的搭建时间和顺序，避免因时间安排不当而导致的混乱或延误。

NO.9

年会彩排表

彩排能够提前识别潜在问题，从而减少现场突发状况。彩排表应详细列出每个表演者的时间安排、演出内容、所需道具和技术支持，确保每位团队成员都熟悉流程，进而在正式活动中呈现最佳效果。

NO.10

台本（Rundown）

台本（Rundown）也叫流程技术合成表，主要由技术部门负责，由AV控台各部门之间的工作，包括视频、灯光、音响、道具、直播、导演、主持人及演职人员等。台本以时间和流程为主线，详细指导在每个时间点上屏幕和舞台应呈现的具体细节，确保各项技术支持与演出内容的无缝衔接。

以上就是小二为大家分享的10张表格，需要文件版本的可以找小二哦！！